Factura Comercial en el Comercio Exterior

La factura comercial es quizás el documento comercial más importante en el flujo de documentos de una operación de exportación-importación.

La Factura Comercial sirve para el despacho aduanero en origen y destino y su posesión no acredita la propiedad de la mercancía.

Lo emite el exportador, una vez confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los productos y servicios que se suministran.

Además es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.

Si se trata de una operación no comunitaria, o con destino las Islas Canarias, Ceuta y Melilla en nuestro caso, el comprador necesitará siempre este documento para poder realizar los trámites aduaneros correspondientes.

Los requisitos que deben contener las facturas están recogidos en el artículo 6 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2003-21845

También Reglamento CEE 2454/93.

http://europa.eu/legislation_summaries/customs/l11010b_es.htm

Como mínimo, además de nuestra experiencia, en una factura deberían figurar los siguientes datos:

-Número y, en su caso, serie.

-Fecha de su expedición.

-Razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

-Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

-Número de Identificación Fiscal del destinatario.

-Denominación precisa y cantidad de mercancía.

-Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. No indicar, por ejemplo, ni “$” ni “€”, que conllevan dudas o malentendidos, sino Dólares Americanos, Dólares Canadienses, Euros, etc.

-En el caso de envíos en contenedores completos, no grupaje, se debería especificar número de contenedor, la mercancía cargada en cada contenedor y peso total de la mercancía también por contenedor, no el total del envío.

Si toda esta información, debido a la cantidad o tipo de mercancía, no fuera posible indicarlo en la factura, para ello existe el packing list.

En este caso emitiríamos la factura comercial con una descripción más o menos genérica, haciendo mención en ésta, “según packing list adjunto” A su vez en este packing list debería mencionarse que lo detallado en él corresponde a la factura número…

El número de contenedor viene especificado en la parte superior derecha de éste mediante 4 siglas, y 7 números. XXXX-123456-7. Esta descripción está basada en una norma ISO Internacional.

-Forma y condiciones de pago.

-Términos de entrega de la mercancía (haciendo referencia si así lo hubieramos acordado, a los términos internacionales de negociación publicados por la Cámara de Comercio Internacional, Incoterms ®, aconsejándose utilizar la última versión año 2010.

Recuerde que el uso de los Incoterms ® no es en modo alguno obligatorio, siendo ello un acuerdo entre las partes.

-Origen de la mercancía, que no es lo mismo que procedencia. Un móvil chino, siempre será chino por mucho que hayamos pagado IVA y arancel a la importación y hora lo reexpidamos a un tercer país.

A falta de indicar el origen de la mercancía, la aduana de exportación podrá, y de hecho se niega a emitir cualquier certificado de origen, como el Eur-1.

-Indicar si “Mercancía en Exportación Definitiva”, o “Mercancía en Exportación Temporal” Con ello despejamos cualquier duda a nuestro agente de aduanas.

-La factura comercial debe imprimirse en papel con membrete de la empresa exportadora. Al igual que la factura pro forma, en el Real Decreto indicado la firma y el sello no es uno de los requisitos requeridos.

Si por motivos aduaneros en destino se obligase a firmar y sellar la factura, indíquelo expresamente como por ejemplo:

[box]“Firma y sello no confiere la prueba del pago. Factura firmada y sellada por obligación de las autoridades aduaneras en destino”[/box]

-Es aconsejable indicar la partida estadística, según su codificación en el Arancel Aduanero Comunitario (TARIC) a 10 dígitos o bien a nivel de 8 dígitos (Nomenclatura Combinada) con el fin de agilizar los trámites aduaneros si los hubiera en cuanto a la identificación correcta de la mercancía y la aplicación de los derechos arancelarios correspondientes.

La aduana o el agente aduanero en destino ya conoce que si informamos a nivel de 10 – 8 dígitos, solo utilizará los 6 primeros que son los correspondientes al Sistema Armonizado y comunes digamos que en todo el mundo.

Ahora bien, también es verdad que a la exportación la partida arancelaria cumple una función estadística, la aduana aunque podría hacerlo perfectamente al igual que a la importación, no comprueba tan exhaustivamente que se ha clasificado correctamente o que es la más adecuada al tipo de mercancía que enviamos, por ello y para evitar cualquier tipo de responsabilidad no estaría de más indicar:

[box]“Partida Arancelaria indicado sólo a título meramente informativo siendo responsabilidad del comprador la adecuada codificación de la mercancía en la aduana de destino”[/box]

-Sería conveniente emitir tantos ejemplares como sean necesarios para cada uno de los trámites requeridos (aduanas, bancos, etc.)

Los ejemplares pactados entre comprador y vendedor, que resumen todos los datos de la operación, se redacta en castellano para países de habla hispana, y en inglés o francés, para mejor comprensión de ambas partes, si se trata de países anglófonos o francófonos, sin perjuicio de que en ocasiones será exigencia de las Autoridades Aduaneras del país importador la presentación en su lengua oficial.

Las Aduanas tanto de importación como de exportación podrán exigir traducción oficial de las facturas que no estén redactadas en una lengua oficial.

-La Factura Comercial debe completarse con las instrucciones del cliente o las exigencias del país de destino (referencias a licencias, certificados etc.).

-El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

-La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

En las facturas de exportación, incluidas las ventas a las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, la venta no está sujeta a IVA.

Modelo de factura.

No hay un modelo específico, aunque el modelo más utilizado y de referencia para empresas exportadoras es el que facilita la ONU a través de su programa United Nations Electronic Trade Documents (UneDocs)

http://www.unece.org/unece/welcome.html

Un modelo de este programa puede verlo al final del siguiente documento en

http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec06/rec06_ecetrd148.pdf

¿Cómo funciona el IVA en las operaciones intracomunitarias?

¿Tengo que repercutir IVA cuando vendo a una persona física o jurídica establecida en territorio de la Unión (UE)?

Como regla general, lo primero que comprobaremos es si la venta la estamos realizando a un profesional, una empresa o un particular.

Si es un particular está claro, repercutiremos IVA español como norma general. Se produce una entrega gravada en el país de origen y exenta en el país destino, con excepciones como la adquisición e vehículos de transporte y ventas a distancia cuando supera ciertos límites de facturación.

¿Si usted factura a una empresa francesa, por ejemplo, factura con IVA o sin IVA?

¿Factura Sin IVA por que sí, por el hecho de ser empresa o por que comprueba que ésta está dada de alta en el sistema VIES (Vat Information Exchange System), registro europeo de operadores intracomunitarios http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ ?

Sea como fuera realizaremos la consulta con el NIF (NIF-IVA) que nos faciliten.

Para ello la UE ofrece una herramienta de consulta que es el Sistema VIES, http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do , en el que puede comprobar si la empresa posee NIF-IVA y si éste es válido.

Una vez realizado la consulta, y si el NIF estuviera dado de alta en el sistema VIES nos devolverá un mensaje con un código electrónico y la indicación de si consta o no en éste.

Una vez comprobemos que consta ese NIF en el VIES y sólo en ese momento, podremos emitir nuestra factura sin IVA.

Si no realizamos esta comprobación, y facturamos sin IVA por el simple hecho de estar facturando a un empresa fuera España, como es costumbre por otra parte, malísima costumbre, y no podemos acreditar que el destinatario está incluido en el VIES, la Agencia Tributaria podría reclamarnos el pago de ese IVA que no se repercutió en su momento, junto con las sanciones e intereses que correspondan.

[box]Lo recomendable es guardar “el pantallazo” de nuestra consulta en el VIES junto con la factura que emitamos para nuestra tranquilidad.[/box]

Así mismo también nosotros como vendedores deberemos estar dados de alta en el en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), y obtener un NIF-IVA presentando el modelo 036 de declaración censal en Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente, o por vía telemática.

Más información en:

https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Otros_servicios/VIES/VIES.shtml

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/El_NIF_en_el_IVA.shtml

Así mismo y dentro de las operaciones intracomunitarias, la factura comercial es la base para la realización del Intrastat

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/Aduanas_e_Impuestos_Especiales/Intrastat/Intrastat.shtml

y la declaración correspondiente en el modelo 349, Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Modelos_formularios/modelo_349.shtml

Así mismo y como no podía ser de otra manera todo lo anterior no nos eximiría de aplicar el IVA correspondiente si no podemos demostrar que la mercancía ha salido físicamente de nuestro país.

Para poder demostrar la salida de nuestra mercancía, sobre todo cuando no intervenimos en la contratación del transporte, cuando vendemos por ejemplo en función de los Incoterms ® EXW o FCA (nuestra fábrica, almacén…) la forma de demostrarlo sería bien con el documento de transporte CMR, o con un documento FIATA como pudiera ser el FCT (forwarding agent certificate transport). Todo esto regulado en función del artículo número 12 del Reglamento del IVA

¿Cómo funciona el IVA en las operaciones con terceros países?

En esta situación la normativa es todavía más clara si cabe. Sólo no aplicaremos el IVA correspondiente en nuestra factura de venta si obra en nuestro poder el DUA de exportación, Documento Único Administrativo, que sirve de prueba de la salida de nuestro territorio de nuestra mercancía. Esto es extensivo al igual que en el caso anterior incluso cuando vendemos en condiciones EXW o FCA donde las formalidades aduaneras de exportación son a cargo del importador-comprador.

Por todo ello cuidado con no obtener o poder reclamar el DUA de exportación correspondiente.

En algunas circunstancias, generalmente impuestas por el comprador (importador), no siempre coinciden los datos consignados en la factura comercial presentadas en la aduana de origen, donde se lleva a cabo el despacho de exportación, con los datos señalados en la factura comercial remitida al comprador (importador).

Este hecho es debido a que las mercancías, mayoritariamente, tributan por su valor en aduana. Esta circunstancia lleva a que en países donde la administración de aduanas es de dudosa reputación, los importadores, con el propósito de ingresar una menor cantidad en concepto de derechos arancelarios, presenten facturas comerciales con un menor importe.

Esta práctica, ilegal a todas luces, conlleva sanciones económicas a los importadores que la ejercen, pudiendo peligrar las ventas de la empresa exportadora en aquel país.

En determinados casos, la Factura Comercial sirve de Contrato de Venta y de forma de cobro, para lo cual debería ser firmada por el comprador, importador, antes del envío de la mercancía como prueba de que las condiciones han sido aceptadas por éste, así como las cláusulas arbítrales correspondientes a los Contratos de Compraventa Internacionales que hayamos acordado.

Nos permitimos recordar de nuevo que:

Los Incoterms ® no se ocupan de la transmisión de la propiedad, habría que leer las notas introductorias en la última edición de los Incoterms ® 2010, por lo que esta cuestión debe ser resuelta en el contrato de compraventa, donde el pacto de reserva de dominio, por ejemplo, desvincula la transmisión del dominio de la transferencia de la posesión sobre las mercancías.

[box]El mayor error que se comete con los Incoterms ® es creer que proporcionan un contrato de compraventa completo, cuando de lo único que tratan los Incoterms ® es de cuándo y dónde se produce la entrega de la mercancía (posesión) y con ella, la transmisión de riesgos del vendedor al comprador, quién paga los gastos asociados a la entrega y quién se ocupa de formalidades aduaneras, y de nada más.

No se ocupan del precio, ni de la forma de pago, de si hay obligación o no de pagar en caso de incumplimiento, etc. Todas estas cuestiones se resuelven en el contrato de compraventa, que es el único medio para transmitir la propiedad.[/box]

Tenga presente que si utiliza los Incoterms ® en el contrato de compraventa entre el comprador y el vendedor, no debe confundirse con el contrato de transporte entre el expedidor y el transportista.

Le recomendamos encarecidamente que en todas sus compra ventas internacionales utilice el contrato de compraventa, aunque sólo sea para pactar la “reserva de dominio” en él, y que usted como vendedor, aun después de entregada la posesión de la mercancía al comprador, no transmita a éste el dominio hasta que le pague por completo el precio convenido, de forma que ésta cláusula actúa a modo de condición suspensiva de la adquisición por el comprador, por lo que verificado el pago se produce la transferencia del dominio de forma automática.

Nos consta que los exportadores dan por hecho que los Incoterms ® amparan la condición anterior y eso es un gravísimo error.

Realizar un contrato de compraventa, aunque sólo sea para pactar la reserva de dominio, implicaría que en caso de cierre de la empresa cliente, usted pudiera demostrar ante la instancia jurídica correspondiente, la titularidad de la mercancía al no haberse recibido el pago de ésta.

Algo tan simple como indicar por ejemplo: “La empresa compradora detallada en esta factura adquirirá la propiedad de la mercancía cuando haya demostrado la totalidad del pago” permite:

-Que la propiedad no pase al comprador hasta que no se pague el precio por entero, por tanto se entrega el bien pero no la propiedad.

-Que si el comprador tiene deudas, los acreedores no puedan ejecutar el bien que hemos vendido, ya que a falta de pago de éste, el vendedor sigue siendo el titular de éste.

NOTA IMPORTANTE.

En NINGUN caso, puede aparecer la indicación de Factura Proforma, a la hora de remitir este documento para realizar el correspondiente despacho de aduana de exportación-importación, ya que como veremos a continuación, una Factura Proforma es y será en todo caso UN PRESUPUESTO, y por tanto corresponderá a un documento que no implica una compra venta, real y necesaria, para llevar a cabo la exportación correspondiente, por lo que la aduana no permitirá el despacho de aduana correspondiente.

CREDITOS DOCUMENTARIOS.

En cuanto a éstos, la factura comercial está regulada en el artículo 18 de la Norma UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional de la siguiente manera:

Artículo 18. Factura comercial

  1. La factura comercial:
    1. debe, aparentemente, haber sido emitida por el beneficiario (a excepción de lo previsto en el artículo 38);
    2. debe estar emitida a nombre del ordenante (a excepción de lo previsto en el artículo 38.g);
    3. debe estar emitida en la misma moneda del crédito; y
    4. no es necesario que esté firmada.
  2. El banco designado que actúa conforme a su designación, el banco confirmador, si lo hubiere, o el banco emisor pueden admitir una factura comercial emitida por un importe superior al permitido en el crédito, y su decisión será vinculante para todas las partes, siempre y cuando dicho banco no haya honrado o negociado por un importe que exceda el permitido en el crédito.
  3. La descripción de las mercancías, servicios o prestaciones en la factura comercial debe corresponder con la que aparece en el crédito.

En próximos post hablaremos de la factura proforma, la factura consular, y el packing list

Por último indicarle que todo lo anterior debe ser consultado con el profesional correspondiente y para cada caso en concreto.

Espero os sirva de ayuda.

Un saludo.

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