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  • La Factura Comercial en el Comercio Internacional.

    Contenido de esta página:

    ¿Necesitas un estudio de mercados internacionales realizado con datos y fuentes exclusivamente oficiales?

    En el menú principal tienes información sobre inteligencia de mercados para la exportación e internacionalización.

    ¿No tienes claro qué documentos, trámites y gestiones vas a necesitar para exportar?

    Conoce los trámites a seguir y la documentación necesaria para exportar con la siguiente herramienta con la que puedes hacer una búsqueda por país, y por los sectores, bienes de consumo, productos industriales y tecnología, bebidas y agroalimentarios.

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    ¿Qué es una Factura Comercial?

    La factura comercial es un registro o prueba de la transacción entre el exportador o vendedor y el importador o comprador.

    Una vez que las mercancías están disponibles, el exportador emite una factura comercial al importador para cobrarle las mercancías.

    La factura comercial contiene la información básica sobre la transacción y siempre es necesaria para el despacho de aduana de exportación y de importación.

    La Factura Comercial sirve para el despacho aduanero en origen y destino y su posesión no acredita la propiedad de la mercancía.

    Elementos Clave de una Factura Comercial.

    • Número de factura, y serie, cuando corresponda.
    • Precios unitarios total de cada línea de producto.
    • Importe total de la factura proforma.
    • divisa de la cotización. El contravalor debe indicarse en una moneda libremente convertible en euros u otra moneda de curso legal en el Estado miembro importador.

    No indicar, por ejemplo, ni “$” ni “€”, que conllevan dudas o malentendidos, sino Dólares Americanos, Dólares Canadienses, Euros, etc.

    • Cantidades,
    • Datos del exportador e importador incluyendo ambos domicilios e identificaciones fiscales, nº de IVA comunitario cuando sea así, y sean compraventas intracomunitarias.
    • Descripción detallada de los productos o servicios
    • Número de bultos, peso bruto, peso neto y dimensiones para que el importador pueda calcular los gastos de transporte por su cuenta.
    • Información sobre el embalaje y el envío
    • Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de que el importador pueda calcular el valor en aduana y con ello el arancel, IVA, etc.
    • Términos de entrega (Incoterms)
    • Fecha de emisión
    • Origen.

    A falta de indicar el origen de la mercancía, la aduana de exportación podrá, y de hecho se niega a emitir cualquier certificado de origen, que le corresponda.

    • Procedencia.
    • Referencia del pedido.

    En el caso de envíos en contenedores completos, no grupaje, se debería especificar número de contenedor, la mercancía cargada en cada contenedor, número de bultos, y peso total de la mercancía también por contenedor, no el total del envío.

    Si toda esta información, debido a la cantidad de datos o tipo de mercancía, no fuera posible indicarlo en la factura, para ello existe el packing list.

    En este caso emitiríamos la factura comercial con una descripción más o menos genérica, haciendo mención en ésta, según packing list adjunto

    A su vez en este packing list debería mencionarse que lo detallado en él corresponde a la factura número…….

    Estos elementos aseguran que todas las condiciones de la venta sean transparentes.

    Generalmente no es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.

    Si nos obligaran a ello debería indicarse una coletilla del tipo,

    Factura firmada y sellada por obligación de las autoridades aduaneras en destino, del cliente, etc. Firma y sello no confiere la prueba del pago. 

    Con el visado de la Cámara de Comercio del país del exportador puede servir como Certificado de Origen en según que casos.

    Puede el comprador solicitar su emisión en determinado idioma, sobre todo cuando además de la factura Comercial, se exige del Exportador la legalización consular, que unas veces se formaliza sobre la misma Factura Comercial visada por el Consulado del país importador sito en España o en el país europeo en donde esté acreditado, y otras veces consiste en un formulario en el que se hacen constar datos específicos que requieran cada país, generalmente referidos a que los precios expresados son los mismos que rigen en el mercado interior del país exportador, que la mercancía es de origen del país exportador, etc.

    Los ejemplares pactados entre comprador y vendedor, que resumen todos los datos de la operación, se redactan en castellano para países de habla hispana, y en inglés o francés, para mejor comprensión de ambas partes, si se trata de países anglófonos o francófonos, sin perjuicio de que en ocasiones será exigencia de las Autoridades Aduaneras del país importador la presentación en su lengua oficial.

    Los datos contenidos en la Factura Comercial deben ser concordantes con los reflejados en los demás documentos solicitados para una misma operación de compraventa, aunque en éstos puede haber menos detalle, y con los términos expresados en la licencia o documento aduanero de exportación.

    ¿Quién emite este documento?

    El exportador o vendedor.

    Obligación documental según el incoterm elegido.

    El exportador o vendedor, emite este documento para todas sus ofertas internacionales, independientemente del Incoterm elegido. Desde un EXW hasta un DDP

    Modelo:

    Un modelo puedes verlo al final del siguiente documento en

    http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec06/rec06_ecetrd148.pdf

    En todo caso no se requiere ningún modelo o formulario específico.

    La factura comercial debe ser preparada por el exportador de acuerdo con las prácticas comerciales habituales.

    Los ejemplares pactados entre comprador y vendedor, que resumen todos los datos de la operación, se redacta en castellano para países de habla hispana, y en inglés o francés, para mejor comprensión de ambas partes, si se trata de países anglófonos o francófonos, sin perjuicio de que en ocasiones será exigencia de las Autoridades Aduaneras del país importador la presentación en su lengua oficial.

    Legislación:

    Los requisitos que deben contener las facturas están recogidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

    En el artículo 6 del Reglamento se incluyen los datos o requisitos que deben incluir las facturas y sus copias (artículo 7 para el caso de facturas simplificadas). 

    https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696

    En el supuesto de que una factura esté exenta del IVA, debe hacerse referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los
    preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.

    • – Reglamento Delegado (UE) 2016/341 de la Comisión, de 17 de diciembre de 2015, por el que se completa el Reglamento (UE) 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las normas transitorias para determinadas disposiciones del Código Aduanero de la Unión cuando los sistemas electrónicos pertinentes aún no estén operativos, y por el que se modifica el Reglamento Delegado (UE) 2015/2446 (DO L-69 15/03/2016) (CELEX 32016R0341).
    • – Reglamento (UE) 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de octubre de 2013, por el que se establece el código aduanero de la Unión (DO L-269 10/10/2013) (CELEX 32013R0952)
    • Reglamento CEE 2454/93

    https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-1993-81647

    • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 01-diciembre-2012)
    • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14-abril-2007)

    ¿En qué moneda debo emitir la factura?

    En el siguiente artículo del reglamento indicado se dice:

    Artículo 12. Moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas.

    1. Los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del Impuesto que, en su caso, se repercuta se exprese en euros, utilizando a tal efecto el tipo de cambio a que se refiere el artículo 79.Once de la Ley del Impuesto.

    2. Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua. No obstante, la Administración tributaria, cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en dicho territorio.

    Compra ventas intracomunitarias dentro de la UE.

    Vamos a ver a continuación los procedimientos, formalidades y documentos de importación exigidos por un país en la base de su política y sus relaciones comerciales específicas con la UE y la Organización Mundial de Comercio-OMC.

    EORI – ECONOMIC OPERATOR REGISTRATION AND IDENTIFICATION NUMBER

    Los operadores establecidos en el territorio aduanero de la Unión Europea,  necesitan, a efectos aduaneros, un número de registro e identificación de los operadores económicos (EORI), que sirva de referencia común en sus relaciones con las autoridades aduaneras de toda la Comunidad, así como para el intercambio de información entre las autoridades aduaneras y entre autoridades aduaneras y otras autoridades, por ejemplo, para la presentación de una declaración en aduana.

    • Reglamento (CE) no 312/2009 de la Comisión, de 16 de abril de 2009, que modifica el Reglamento (CEE) no 2454/93 por el que se fijan determinadas disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) no 2913/92 del Consejo por el que se establece el código aduanero comunitario.

    https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX%3A32009R0312

    Los operadores comerciales no establecidos en el territorio aduanero de la Unión también necesitan un número EORI que se asignará para:

    • una declaración aduanera.
    • una declaración sumaria de entrada.
    • una declaración sumaria de salida.

    ¿Cómo se comprueba que un número EORI es válido?

    https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_validation.jsp?Lang=es

    Normalmente el número EORI corresponde con el NIF, número de identificación fiscal, precedido del código país, según su codificación ISO, Internacional Organization for Standardization, esto es, ES para España, FR para Francia, PT para Portugal, etc.

    Para un NIF de una empresa española B12345678, el EORI sería ESB12345678.

    VIES-VAT NUMBER-NÚMERO IVA

    Una exportación de mercancía está exenta de aplicar IVA, mientras que a la importación sí se está obligado a aplicar este impuesto indirecto.

    A nivel de la Unión Europea, para el control de los operadores y su identificación, se ha creado esta herramienta de consultas sobre la veracidad de los números de IVA de los operadores intracomunitarios.

    ¿Qué es VIES?

    VIES (VAT Information Exchange System)

    ¿Dónde puedo comprobar esta identificación fiscal o VAT number?

    https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation

    El resultado de la búsqueda que aparece en la herramienta VIES puede ser de dos tipos:

    Respuesta válida

    Si se recibe una respuesta válida, la información sobre el IVA de la UE se mostrará en la herramienta VIES.

    Respuesta no válida

    Si el sistema devuelve un estado no válido, significa que el número de IVA que está intentando validar no está registrado en la base de datos nacional correspondiente.

    Esto se debe a una de las siguientes razones:

    • el número de IVA no existe
    • el número de IVA no se ha activado para las transacciones intracomunitarias
    • el registro aún no ha finalizado (algunos países de la UE exigen un registro aparte para las transacciones intracomunitarias).

    Estos cambios no siempre se reflejan inmediatamente en las bases de datos nacionales y, por consiguiente, en VIES.

    ¿Qué ocurre si no se verifica un número IVA  existente?

    Si tu cliente afirma que está registrado a efectos del IVA, pero la comprobación a través de VIES no lo confirma, puedes solicitar una comprobación a la administración fiscal de tu país para confirmar si el número de IVA es válido o no; si el número de IVA está «asociado» a un nombre y una dirección determinados.

    ¿Y si finalmente el número de IVA no es válido?

    Pues si es así, tendremos que facturar con IVA español en nuestro caso, sea nuestro cliente francés, alemán, o de cualquier otro país de la Unión Europea a diferencia de cuando el número de IVA es correcto y válido, en cuyo caso facturamos sin IVA nuestra venta intracomunitaria.

    ¿Cómo tengo que facturar internacionalmente fuera de la UE?

    ¿Cómo funciona el IVA en las operaciones intracomunitarias?

    ¿Tengo que repercutir IVA cuando vendo a una persona física o jurídica establecida en territorio de la Unión (UE)?

    Como regla general, lo primero que comprobaremos es si la venta la estamos realizando a un profesional, una empresa o un particular.

    Si es un particular está claro, repercutiremos IVA español como norma general.

    Se produce una entrega gravada en el país de origen y exenta en el país destino, con excepciones como la adquisición e vehículos de transporte y ventas a distancia cuando supera ciertos límites de facturación.

    ¿Y si facturas a una empresa francesa, por ejemplo? ¿Factura con IVA o sin IVA?

    Número VIES

    ¿Facturas Sin IVA por que sí, o por que la empresa compradora ésta está dada de alta en el sistema VIES (Vat Information Exchange System), registro europeo de operadores intracomunitarios 

    http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ ?

    Sea como fuera realizaremos la consulta con el NIF (NIF-IVA) que nos faciliten.

    Para ello la UE ofrece una herramienta de consulta que es el Sistema VIES, en el que puede comprobar si la empresa posee NIF-IVA y si éste es válido.

    Una vez realizado la consulta, y si el NIF estuviera dado de alta en el sistema VIES nos devolverá un mensaje con un código electrónico y la indicación de si consta o no en éste.

    Una vez comprobemos que consta ese NIF en el VIES y sólo en ese momento, podremos emitir nuestra factura sin IVA.

    Si no realizamos esta comprobación, y facturamos sin IVA por el simple hecho de estar facturando a un empresa fuera España, como es costumbre por otra parte, malísima costumbre, y no podemos acreditar que el destinatario está incluido en el VIES, la Agencia Tributaria podría reclamarnos el pago de ese IVA que no se repercutió en su momento, junto con las sanciones e intereses que correspondan.

    Lo recomendable es guardar “el pantallazo” de nuestra consulta en el VIES junto con la factura que emitamos para nuestra tranquilidad.

    Así mismo también nosotros como vendedores deberemos estar dados de alta en el en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), y obtener un NIF-IVA presentando el modelo 036 de declaración censal en Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente, o por vía telemática.

    Más información en:

    https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-operaciones-comercio-exterior/identificacion-realizar-operaciones-otros-empresarios-ue/vies.html

    Así mismo y dentro de las operaciones intracomunitarias, la factura comercial es la base para la realización del Intrastat

    https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/aduanas/intrastat-obligaciones-estadisticas/gestiones-intrastat.html

    y la declaración correspondiente en el modelo 349, Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

    https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/manual-iva-2023/capitulo-09-declaraciones-informativas-iva-349/declaracion-recapitulativa-operac-intracomunitarias-modelo-349.html

    Así mismo y como no podía ser de otra manera todo lo anterior no nos eximiría de aplicar el IVA correspondiente si no podemos demostrar que la mercancía ha salido físicamente de nuestro país.

    Para poder demostrar la salida de nuestra mercancía, sobre todo cuando no intervenimos en la contratación del transporte, cuando vendemos por ejemplo en función de los Incoterms ® EXW la forma de demostrarlo sería bien con el documento de transporte CMR, o con un documento FIATA como pudiera ser el FCT (Forwarders Certificate of Transport). Todo esto regulado en función del artículo número 12 del Reglamento del IVA

    ¿Cómo funciona el IVA en las operaciones con terceros países?

    En esta situación la normativa es todavía más clara si cabe.

    Sólo no aplicaremos el IVA correspondiente en nuestra factura de venta si obra en nuestro poder el DUA de exportación, Documento Único Administrativo, que sirve de prueba de la salida de nuestro territorio de nuestra mercancía.

    Por todo ello cuidado con no obtener o poder reclamar el DUA de exportación correspondiente donde no aparezcamos como exportadores o en la casilla correspondiente cuando se trata de operaciones triangulares, que veremos en el tema correspondiente.

    En algunas circunstancias, generalmente impuestas por el comprador (importador), no siempre coinciden los datos consignados en la factura comercial presentadas en la aduana de origen, donde se lleva a cabo el despacho de exportación, con los datos señalados en la factura comercial remitida al comprador (importador).

    Este hecho es debido a que las mercancías, mayoritariamente, tributan por su valor en aduana. Esta circunstancia lleva a que en países donde la administración de aduanas es de dudosa reputación, los importadores, con el propósito de ingresar una menor cantidad en concepto de derechos arancelarios, presenten facturas comerciales con un menor importe.

    Esta práctica, ilegal a todas luces, conlleva sanciones económicas a los importadores que la ejercen, pudiendo peligrar las ventas de la empresa exportadora en aquel país.

    En determinados casos, la Factura Comercial sirve de Contrato de Venta y de forma de cobro, para lo cual debería ser firmada por el comprador, importador, antes del envío de la mercancía como prueba de que las condiciones han sido aceptadas por éste, así como las cláusulas arbítrales correspondientes a los Contratos de Compraventa Internacionales que hayamos acordado.

    Me permito recordarte de nuevo que:

    Los Incoterms ® no se ocupan de la transmisión de la propiedad, habría que leer las notas introductorias en la última edición de los Incoterms, por lo que esta cuestión debe ser resuelta en el contrato de compraventa, donde el pacto de reserva de dominio, por ejemplo, desvincula la transmisión del dominio de la transferencia de la posesión sobre las mercancías.

    El mayor error que se comete con los Incoterms ® es creer que proporcionan un contrato de compraventa completo, cuando de lo único que tratan los Incoterms ® es de cuándo y dónde se produce la entrega de la mercancía (posesión) y con ella, la transmisión de riesgos del vendedor al comprador, quién paga los gastos asociados a la entrega y quién se ocupa de formalidades aduaneras, y de nada más.

    No se ocupan del precio, ni de la forma de pago, de si hay obligación o no de pagar en caso de incumplimiento, etc. Todas estas cuestiones se resuelven en el contrato de compraventa, que es el único medio para transmitir la propiedad.

    Ten presente que si utilizas los Incoterms ® en el contrato de compraventa entre el comprador y el vendedor, no debe confundirse con el contrato de transporte entre el expedidor y el transportista.

    Te recomiendo encarecidamente que en todas tus compra ventas internacionales utilices el contrato de compraventa, aunque sólo sea para pactar la “reserva de dominio” en él, y que tú como vendedor, aun después de entregada la posesión de la mercancía al comprador, no transmitas a éste el dominio hasta que te pague por completo el precio convenido, de forma que ésta cláusula actúa a modo de condición suspensiva de la adquisición por el comprador, por lo que verificado el pago se produce la transferencia del dominio de forma automática.

    Nos consta que los exportadores dan por hecho que los Incoterms ® amparan la condición anterior y eso es un gravísimo error.

    Realizar un contrato de compraventa, aunque sólo sea para pactar la reserva de dominio, implicaría que en caso de cierre de la empresa cliente, pudieras demostrar ante la instancia jurídica correspondiente, la titularidad de la mercancía al no haberse recibido el pago de ésta.

    Algo tan simple como indicar por ejemplo: «La empresa compradora detallada en esta factura adquirirá la propiedad de la mercancía cuando haya demostrado la totalidad del pago» permite:

    -Que la propiedad no pase al comprador hasta que no se pague el precio por entero, por tanto se entrega el bien pero no la propiedad.

    -Que si el comprador tiene deudas, los acreedores no puedan ejecutar el bien que hemos vendido, ya que a falta de pago de éste, el vendedor sigue siendo el titular de éste.

    Créditos Documentarios y la Factura Comercial

    En cuanto a éstos, la factura comercial está regulada en el artículo 18 de la Norma UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional de la siguiente manera:

    Artículo 18. Factura comercial

    1. La factura comercial:
      1. debe, aparentemente, haber sido emitida por el beneficiario (a excepción de lo previsto en el artículo 38);
      2. debe estar emitida a nombre del ordenante (a excepción de lo previsto en el artículo 38.g);
      3. debe estar emitida en la misma moneda del crédito; y
      4. no es necesario que esté firmada.
    2. El banco designado que actúa conforme a su designación, el banco confirmador, si lo hubiere, o el banco emisor pueden admitir una factura comercial emitida por un importe superior al permitido en el crédito, y su decisión será vinculante para todas las partes, siempre y cuando dicho banco no haya honrado o negociado por un importe que exceda el permitido en el crédito.
    3. La descripción de las mercancías, servicios o prestaciones en la factura comercial debe corresponder con la que aparece en el crédito.

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