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  • La Factura Proforma en el Comercio Internacional.

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    ¿Qué es una Factura Proforma?

    La factura proforma es un documento esencial en el comercio internacional, actuando como un puente entre vendedores y compradores en el mundo de la exportación e importación.

    La factura proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada, oferta comercial, presupuesto, de una futura o posible venta, con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los elementos que componen la operación.

    Se trata de un documento de oferta e información expedido por el Exportador en el que se detallan las condiciones en las que el mismo estaría dispuesto a vender una mercadería y también hace las veces de contrato, en especial cuando el vendedor exige pagos anticipados a la entrega de la mercadería.

    Al tratarse de una oferta, si es aceptada por el comprador, será el origen de un contrato de compraventa, y por tanto de una Factura Comercial.

    Este documento, aunque no tiene valor fiscal, es crucial para detallar los términos de una oferta de venta internacional antes de que se realice la transacción definitiva.

    Es un documento provisional que el exportador emite antes de la factura final.

    Es lo a lo que se le ha llamado siempre un presupuesto.

    Su propósito es ofrecer al comprador una visión detallada de los productos o servicios ofrecidos.

    CUIDADO: Si una factura proforma es firmada por ambas partes, ello establece un compromiso y adquiere el carácter de contrato de compraventa.

    El exportador/vendedor estaría obligado a la entrega de la mercancía en las condiciones indicadas, y el importador/comprador a su pago y recepción.

    El contenido de la factura proforma es similar al de la factura comercial por lo que debería informar al menos de:

    Elementos Clave de una Factura Proforma.

    • Precios unitarios total de cada línea de producto.
    • Importe total de la factura proforma.
    • divisa de la cotización. El contravalor debe indicarse en una moneda libremente convertible en euros u otra moneda de curso legal en el Estado miembro importador.
    • cantidades,
    • debe incluir obligatoriamente la expresión «proforma«
    • Datos del exportador e importador incluyendo ambos domicilios e identificaciones fiscales, nº de IVA comunitario cuando sea así, y sean compraventas intracomunitarias.
    • Descripción detallada de los productos o servicios
    • Número de bultos, peso bruto, peso neto y dimensiones para que el importador pueda calcular los gastos de transporte por su cuenta.
    • Información sobre el embalaje y el envío
    • Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de que el importador pueda calcular el valor en aduana y con ello el arancel, IVA, etc.
    • Términos de entrega (Incoterms)
    • Fecha de emisión y validez de la oferta.
    • Origen.
    • Procedencia.
    • Referencia del pedido.

    Estos elementos aseguran que todas las condiciones de la venta sean transparentes.

    En el aspecto práctico, es una factura normal en la que se hace constar visiblemente la palabra “Proforma”.

    La Factura Proforma es una oferta del vendedor y como tal oferta está sujeta a la aceptación del destinatario de la misma, a no ser que haya establecido un plazo para dicha aceptación, expirado el cual, la oferta se extingue.

    Otros usos de la factura proforma.

    Aunque no es legalmente vinculante como una factura comercial, la factura proforma es un compromiso sobre los términos de venta que sirve como referencia para la preparación de la documentación de envío y aduanera como son:

    • Para acompañar el envío de muestras que no tienen valor comercial.
    • Para que el comprador tramite una licencia de importación.
    • Para solicitar la apertura de un crédito documentario por parte del comprador-importador.
    • La obtención de algún requisito administrativo previo al despacho de aduanas de importación.
    • La obtención de una licencia de importación, por ejemplo.
    • La autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa.

    De forma bien visible, la expresión proforma debe incluirse en el encabezado para que no se confunda, en ningún caso, con la factura comercial.

    Generalmente las facturas proforma no se numeran, ni tampoco es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.

    ¿Quién emite este documento?

    El exportador o vendedor.

    Obligación documental según el incoterm elegido.

    El exportador o vendedor, emite este documento para todas sus ofertas internacionales, independientemente del Incoterm elegido. Desde un EXW hasta un DDP

    Modelo:

    Aunque no se requiere ningún formulario o modelo específico puedes ver un modelo al final del siguiente documento, que aunque corresponde con el de una factura comercial, los datos a indicar son los mismos aunque debe indicarse claramente en la parte superior de ésta, y de forma visible, la mención, «Factura proforma”, “Proforma invoice”, de acuerdo al idioma utilizado.

    http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec06/rec06_ecetrd148.pdf

    La factura proforma debe ser preparada por el exportador de acuerdo con las prácticas comerciales habituales.

    Puede redactarse en cualquier idioma, aunque se recomienda su traducción al inglés.

    Generalmente las facturas proforma no se numeran, ni tampoco es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.

    Si nos obligaran a ello debería indicarse una coletilla del tipo, factura proforma firmada y sellada solamente por motivos y o exigencias aduaneras, del cliente, etc.

    Créditos Documentarios y la Factura Proforma

    En cuanto a éstos, la factura proforma también está regulada, como la factura comercial, en el artículo 14 de la Norma UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional de la siguiente manera:

    Normas para el examen de los documentos.

    Si un crédito exige la presentación de un documento distinto del documento de transporte, del documento de seguro o de la factura comercial, sin estipular quién debe emitir dicho documento o los datos que debe contener, los bancos aceptarán el documento tal y como les sea presentado, siempre que su contenido parezca cumplir la función del documento exigido y en lo demás sea conforme con el artículo 14.d.

    Los datos en un documento, cuando sean examinados en el contexto del crédito, del propio documento y de la práctica bancaria internacional estándar, no es necesario que sean idénticos, pero no deben ser contradictorios, a los datos en ese documento, en cualquier otro documento requerido o en el crédito.

    Legislación:

    • Son similares a las recogidas para la redacción de la factura comercial de acuerdo al reglamento CEE 2454/93

    https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-1993-81647

    • Artículo 6 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

    http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2003-21845

    • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 01-diciembre-2012)
    • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14-abril-2007)
    • ¿La factura proforma es legalmente vinculante?

    No, la factura proforma no es un documento legalmente vinculante. Es una propuesta de venta.

    • ¿Se puede usar una factura proforma para el pago?

    Aunque la factura proforma detalla el costo de los bienes o servicios, no se utiliza como un documento de solicitud de pago.

    • ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?

    La principal diferencia es que la factura comercial se emite después de que la transacción se ha acordado y los bienes han sido enviados, sirviendo como un documento de demanda de pago.

    Importante:

    Por mucho que se empeñen muchas empresas, departamentos de contabilidad, entendidos, etc., una factura proforma NO SIRVE para efectuar un despacho de aduana de exportación, cuando existe un compra venta entre diferentes empresas.

    Como ya hemos indicado, una factura proforma en un “presupuesto” al fin y al cabo, y por tanto si no hay venta no existe la exportación.

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