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Cómo responder a una petición de oferta internacional

Contenido de esta página:

La Guía online sobre cómo responder a una petición de oferta internacional te permitirá tratar de forma correcta las ofertas de clientes desconocidos del exterior, reflexionar sobre la manera más adecuada de tratarlas, verificar la viabilidad de realización y la conveniencia de que esta petición de ofertas se materialice en la firma del contrato final.

Aspectos como el análisis de la veracidad y calidad del cliente, la conveniencia de la operación, la necesidad de conocer las características del mercado, sector y país de procedencia de la petición, la preparación de la oferta, transporte y seguro de la mercancía, factores que intervienen en la determinación del precio del producto, la importancia de los incoterms, las comisiones, aranceles, etc.; Análisis y tratamiento de los costes especiales de una operación, la negociación posterior de la oferta recibida y la conclusión final de la petición de ofertas en la firma del contrato.

Esta guía te podrá resultar igualmente útil para contar con un modelo de respuesta en el caso de clientes conocidos y / ó con garantía suficiente, y poder analizar las demandas de empresas del mismo país de origen.

0 – Introducción.

Con frecuencia, las empresas tanto exportadoras consolidas como aquellas que están en sus primeros pasos de iniciación, reciben solicitudes de peticiones de oferta de clientes sobre los que no tienen ninguna o muy escasa información.

Este fenómeno no es necesariamente negativo. De hecho, muchas de las operaciones de exportación se inician de esta manera, que puede parecer casual, y que son, con demasiada frecuencia mal tratadas y mal solucionadas por las empresas.

Es cierto que normalmente se trata de potenciales clientes sobre los que no hay ninguna información y que se pueden tratar de operaciones esporádicas u ocasionales. 

Suele coincidir, además, con que vengan de países en los que el interés definido en la estrategia de la empresa puede no ser coincidente, con lo que adicionalmente se crea la discusión sobre si es o no es correcto dedicar tiempo y esfuerzo a cotizar estas peticiones de oferta o, si por el contrario, deben ser rechazadas debido a la falta de información sobre su procedencia, y el grado de calidad de las mismas.

Deben ser tratadas de forma especifica y con gran cuidado ya que no solo desconocemos su calidad sino también si la intención con las que estas peticiones de oferta están realizada son correctas o si por el contrario se trata de una forma de conocer nuestro nivel de precio, nuestras intenciones, o peor todavía puede ser el inicio de un fraude.

Con estas reflexiones en mente, debemos sin embargo pensar que es una fuente de oportunidades que no debe ser desdeñada pero que debe ser tratada de forma un tanto especial y siguiendo unas reglas muy claras:

  • Hay que reflexionar por operación y no por unidad de precio unitario.
  • La unidad de medida, por tanto, es la propia operación.
  • Entre las peticiones de oferta puede haber algunas muy sencillas y otras operaciones de enorme complejidad.

Hay que saber ajustar la utilización del procedimiento al tipo de sector en el que estemos trabajando, y a la dificultad de cotización de lo que puede suponer.

En cualquier caso, debemos tener en cuenta que cualquier venta es un regalo al cliente mientras no se cobre, y esta es una máxima que no podemos olvidar en ninguno de los momentos del planteamiento.

Vamos a intentar por tanto, establecer en una serie de fases sucesivas la forma de tratar estas peticiones de cotización de clientes desconocidos.

1. ¿Quién lo envía?

Uno de los temas fundamentales es tener la seguridad de que quien nos envía el mensaje, merece la atención de ser contestado.

Para ello algunas recomendaciones nos serán prácticas:

  • No contestar nunca a una petición de oferta oral. Si lo es, pedir primero que sea enviada por medio escrito correo electrónico, etc.
  • La petición de oferta debe tener bien indicada la fecha, la empresa y la determinación de la persona de cargo que nos lo envía.

Un tema que nos interesa saber es cómo llegó a nosotros, cómo nos localizó.

Recordemos que a veces esa petición de oferta, utilizando procedimientos de repetición puede haber sido enviada simultáneamente, a efectos de conocer disponibilidad de oferta y precios a un gran número de posibles proveedores.

En ese sentido, pedir la confirmación de los detalles recibidos obliga a una gestión personalizada que si ha sido un envío masivo quizá nos evite el trabajo de tener que realizar una cotización de un tema de bajo interés.

Recordemos que existen una serie de riesgos de fraude.

En ese sentido, debemos tener especial cuidado con los tipos de fraude más habituales que se cometen en el tema internacional. Supongo que a todo el mundo les han llegado correos enviados desde Nigeria, donde demandan cualquier clase de producto.

2. ¿Nos conviene la operación?

No podemos pasar a resolver de forma mecánica la petición de oferta sin hacer primero una reflexión fundamental sobre la estrategia y las políticas de la empresa respecto a la internacionalización.

Debemos tener en cuenta los siguientes elementos:

Reflexión sobre el mercado

Se trata sobre un mercado principal para nosotros o de un mercado secundario en el que dentro de una política de diversificación tendremos que actuar dentro de un tiempo razonablemente breve.

¿Cuál es nuestra carga actual de trabajo?

¿Nos interesa obtener volúmenes de Interés adicionales? ¿Tenemos el producto en stock? ¿Debemos modificar el producto? ¿Qué implicaciones financieras conlleva?

Compromisos de exterior

Tiene mucho que ver con la primera reflexión, es decir, si en el mercado donde esa operación puede ser realizada tenemos compromisos asumidos en términos de distribuidor, de agente o de canales de distribución cerrados, etc. Puede que no debamos contestar, sino simplemente referir la operación.

¿Nos facilita el Futuro?

Es posible que se trate de un mercado del que conozcamos poco pero que en el futuro pueda tener interés para nosotros. Esta sería una razón especial de cuidar nuestra cotización o tal vez el razonamiento sea exactamente el contrario.

3. Información del Mercado

Si partimos del razonamiento de que las dos fases anteriores han sido satisfechas adecuadamente, debemos proceder primero a entender las claves respecto al mercado destino de dicha operación.

Esto nos requiere varios niveles informativos:

  • Requisitos de información. Lo que nos llevaría a ver condiciones incoterms posibles para la cotización.

  • Conocimiento sobre tarifas arancelarias y otros requisitos adicionales

  • Riesgos adicionales a tener en cuenta

  • Información cliente

4. Nivel de Precios

Tenemos que empezar ahora a tener un cierto nivel de información para poder posicionar nuestra oferta.

En ese sentido, nos sería conveniente disponer de algún precio de referencia en el mercado destino.

Para ello, y dependiendo de nuestro producto, podremos acceder a webs de venta de nuestro producto en el mercado de destino.

A veces esto es fácil de conseguir, otras veces no.

Además, es posible que el nivel de precios que podamos encontrarnos en el mercado sean referencia a otros niveles de la cadena de distribución.

Ese sería el caso, por ejemplo, de cuando un eventual importador nos pide un producto del que conocemos el precio en el mercado final a nivel consumidor o de tienda pero no el del importador.

En ese sentido, tener que razonar hacia atrás eliminando los márgenes posibles de distribución que podamos conocer en el mercado puede ser una fuente de información conveniente.

Existe una metodología para conocer estos márgenes y así poder el calcular el precio en el nivel de la cadena que nos interese. Para ello puedes acceder a la Guía On-line sobre cómo calcular precios de exportación, más concretamente en su Paso10, en el que se habla de márgenes y recargos.

5. Oferta, transporte y seguro

Preparación de la oferta, transporte y seguro

Estamos ya ahora en condiciones de tener que empezar a preparar nuestra oferta, pero empecemos por el final, desde el mercado destino y para ello tendremos que establecer dos circunstancias que nos pueden limitar el tipo de incoterm que podamos resolver.

Estas dos son la disponibilidad de la oferta de transporte, y el seguro disponible.

Disponibilidad de la oferta de transporte

En ese sentido tenemos que considerar como puede resolverse todo el tema de la logística y transporte para llegar al país destino.

Esto puede suponer preguntas bien diferenciadas como localizar transportes disponibles, riesgos, y, en definitiva, costes alternativos para poder llegar a dicho destino.

Con frecuencia ello también nos puede suponer una limitante respecto a la posibilidad de fechas de embarque e incluso a la posibilidad de poder cumplimentar el pedido en las fechas que puedan estar indicadas en la petición de oferta.

La siguientes son fuentes relacionadas con el transporte de la empresa exportadora. Se recomienda la visita de la Guía On-line sobre errores frecuentes en Transporte y Logística:

Disponibilidad de seguro

En ocasiones, el producto solicitado puede tener unas dificultades de transporte elevadas que pueden ser cubiertas por el seguro de transporte de forma costosa o bien incluso que no podamos localizar alguna cotización de precios de seguro razonables. Lo que nos limitaría las posibilidades de ofrecer un Incoterm cercano al punto de entrega destino.

La siguientes son fuentes relacionadas con la disponibilidad de seguro de la empresa:

LA COMPAÑÍA ESPAÑOLA DE SEGUROS DE CREDITO A LAEXPORTACIÓN (CESCE) es una empresa especializada en la cobertura de riesgos de impago derivados de las ventas de productos y servicios en los mercados interiores y exteriores de las empresas.

La Compañía Francesa de Crédito Exteriores el homólogo francés del CESCE español. 

Su objetivo es facilitar las actividades comerciales de las empresas, y con ello su crecimiento, protegiéndolas contra sus riesgos de crédito.

6. Otros factores de coste

Otros factores específicos de coste

Seguimos retrocediendo hacia el origen y en ese sentido tenemos que tener en cuenta una serie de factores de coste específico de la operación que deben ser tenidos en cuenta.

 ¿Qué otros factores influyen en el precio final de nuestro producto?

Otros Factores de Coste Específico Pueden ser los siguientes:

  • Adaptación del Producto

    Dentro de este apartado habría que tener en cuenta tanto lo que pueden ser adaptaciones en el propio productos fabricado o bien las reglamentaciones que puedan corresponder a marcado, etiquetado, embalaje, etc.

  • Envío de Muestras

    Si son solicitadas por el cliente. Tener las muestras con uno mismo cuando se está visitando a un posible cliente es muy importante. Es necesario saber si las aduanas del país nos dejarán pasar las muestras (es posible que haya requisitos de sanidad, seguridad o algo similar). Hay países, como por ejemplo Australia, que no permiten la entrada de alimentos que no tengan un certificado de sanidad.

  • Condiciones y requisitos de los transportes locales y o de almacenamiento
  • Comisiones
  • Aranceles
  • Costos financieros

7. Costos especiales de la operación

Aunque no suele ser habitual en lo que puede ser los sistemasde cálculo de precio para la configuración de precios de exportación, debemos recordar que en este caso el sistema de cálculo es por operación a cotizar y no tanto por precios individuales.

Entre los principales COSTOS ESPECIALES que esta operación puede suponer, se encuentran los siguientes:

  • Viajes y estancias necesarias si se requiriesen.
  • Actos de presentación o promoción de la operación o proyecto.
  • Traducciones de documentación, manuales, formación a usuarios etc.
  • Inspecciones de material o del proyecto previo a la entrega.
  • Certificaciones requeridas por la operación.
  • Costo de negociaciones, contratos, asistencia jurídica, o intervención de terceras partes.

8. Cálculo del precio de la oferta

El sistema del cálculo del precio para una operación especial de estas características difiere en cierta medida del cálculo de las operaciones de precio regulares. En este sentido, no se tratara tanto de la utilización de una guía de precios como la que se dispone dentro del contexto de las guías sino, en este caso, de realización de un calculo especifico de coste de oferta para la operación especifica.

En el caso que nos ocupa, al tratarse de una operación vía oportunidad y no de introducción en un mercado concreto la estrategia de cálculo de la cadena de precios no va a ser la misma.

A la hora de efectuar el cálculo deberemos fijar el margen de contribución que queremos obtener en la operación.

Quizás nos interese un margen superior al que se obtiene en otros mercados pero también puede darse la situación contraria de vender con pérdida debido a que se podía haber considerado la imposibilidad de dar salida a dicha mercancía.

9. Cotización y factura proforma

La oferta o cotización pueden ser hechas de muchas formas y en diferentes niveles de formalización.

La forma dependerá mucho de la naturaleza de la transacción.

El Grado de Obligatoriedad del cumplimiento de la oferta depende también de la forma en que ésta esté realizada pero, indiscutiblemente, volverse atrás de una cotización es siempre un paso poco elegante y puede ser el cierre definitivo de la negociación con ese cliente para esta operación y otras posteriores.

Hay un apartado en la web dedicado a la factura proforma.

10. Control de la viabilidad de la cotización

Una vez que has terminado la cotización, y antes de enviar nada debes comprobar exhaustivamente la oferta que has realizado.

Aunque puede ser provechoso, puede, sin embargo, no tener sentido en términos de tiempo y esfuerzo.

Antes de comprometerte en la negociación, hazte las preguntas siguientes, de esta manera podrás evaluar la viabilidad de la transacción propuesta :

  • ¿Cuánto tiempo nos llevará la negociación?
  • ¿Tienes a personal interno trabajando en este proyecto?
  • ¿Tendrías que conseguir ayuda adicional para llevarla a cabo?
  • ¿Qué coste tiene la negociación (en términos de tiempo del personal, costes materiales, del financiamiento, etc.)?
  • ¿Cuánto tiempo dedicará la empresa en esa transacción?
  • ¿Requieres financiación, y si es así, puede la compañía conseguirla?
  • ¿Cuál sería el impacto en otras operaciones de asegurar ese financiamiento?
  • ¿Imposibilitaría conseguir otro tipo de financiamiento que la compañía pueda necesitar para otras operaciones?
  • ¿Existen impedimentos significativos, en forma de barreras comerciales locales, distancias, restricciones, logística o similares?
  • ¿Qué riesgo tiene la negociación? ¿Tienes información sobre el comprador extranjero?
  • ¿Qué sucede con la negociación si hay fluctuaciones entre el país destino y nosotros?
  • ¿Existe algún riesgo político implicado?
  • ¿Tienes barreras de entrada especiales (materiales, componentes, etc.)
  • ¿Son necesarias habilidades especiales(idioma, familiaridad cultural, maestría en logística, etc.) para realizar la transacción?

Conclusiones

Si las respuestas a estas preguntas sugieren que,

  1. La negociación es más complicada que inicialmente, debe ajustar el precio hacia arriba. 
  2. Si te parece extremadamente complejo y es una pérdida de tiempo, abandona el proyecto. 
  3. Si, por otra parte, ves una ventaja potencial en términos de ingresos, posicionamiento del mercado, utilización de la capacidad sobrante u otros factores, tiende a exceder los costes, después envía la cotización completa al comprador potencial.

11. Negociación de la oferta y seguimiento

No suele ser muy habitual que la cotización suela ser aceptada sin comentarios por parte del potencial cliente.

Normalmente se abre aquí un proceso de negociación en todas o algunas de las condiciones ofertadas.

Hay muchos factores que afectan a la negociación:

  • que el comprador quiera alterar condiciones.
  • necesitar que la entrega del producto se haga más rápidamente de lo que usted sugiere.
  • intentar disminuir su precio.
  • requerir un tipo específico de embalaje para el envío
  • el uso específico de transporte etc.

Cuando prepares una cotización, tienes que estar dispuesto a Revisar y Negociar.

Si el potencial comprador altera cualesquiera de los términos de la oferta, piensa en lo que puede afectar a los beneficios, a los costes y a la viabilidad total.

También, antes de convenir cualquier cambio, debes cerciorarte de conseguir el acuerdo de los distintos departamentos dentro de su organización (fabricación, inventario, envío, finanzas, etc.), si es que los hay.

Puede tener que pasar varias fases antes de que ambos lados estén satisfechos con todos los términos de la transacción propuesta o ser capaz de ceder en alguna de las posiciones, una vez más, puede suponer la muerte de la operación, pero es muy importante mantener un control y un seguimiento adecuado de las variaciones que sobre la cotización inicial hayan sido aceptadas por las partes.

12. Cierre del contrato. Firma del mismo

Una vez que ambos lados hayan convenido todos los términos de la negociación, está listo para proceder con la elaboración de un contrato formal.

El contrato requerirá información adicional que no era parte de la cotización inicial pero que es necesario para proporcionar un marco jurídico apropiado que proteja ambas partes.

Los contratos de comercio internacional se diferencian extensamente, por lo que no es posible diseñar un contrato estándar para cubrir todos los casos.

Es recomendable conseguir asesoramiento jurídico para cerciorarse de que el acuerdo definitivo ha sido comprendido y que es legalmente obligatorio.

Es también importante especificar qué mecanismo será utilizado para resolver cualquier conflicto entre las partes.

La forma en la que ese contrato se ha cerrado también depende en gran mediada del volumen económico de la operación, del tipo de sector, del plazo de entrega y de otras condiciones que lo pueden hacer más o menos dificultoso.

13. Cumplimiento del contrato

Ahora se trata de una vez firmado el acuerdo entre las partes o, adquirido el compromiso, informar y preparar internamente para que todos aquellos que tengan relación con el programa o con la oferta, puedan resolver las partes que le corresponden.

Esto puede afectar a diversos departamentos de la empresa no solo a nivel de producción sino también de almacén, de compras, de marketing, de organización de transporte, departamento administrativo y financiero y de documentación.

Último recordatorio

El esquema preparado es tanto válido para un cotización relativamente simple como para una cotización de un proyecto relativamente complejo.

Debe contemplar por tanto la guía en proporción a las características del mismo

Recuerda que, sólo si la operación comercial ha sido cobrada, está completa, mientras tanto, todo esta en el aire.

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