Paso 8. Documentación e IVA
Los documentos que mueven el mundo del comercio internacional
- Ya sabes cómo clasificar la mercancía que vas a exportar o importar, o como la propia administración aduanera puede hacerlo por ti.
- Ya sabes el origen de tu mercancía. Te lo repetiré hasta la saciedad. No la procedencia, sino el origen de la mercancía.
- Ya sabes también el valor de la mercancía para que puedas echar tus cuentas.
- Ya conoces los tipos de acuerdos arancelarios que firman los diferentes países, donde estudiarlos, y donde averiguar el tipo de certificado de origen que necesitarás para poder acogerte a alguna rebaja arancelaria.
- Ya conoces nuevas rebajas arancelarias, aunque no haya ningún acuerdo comercial firmado y también aranceles extra a pagar.
- Ya conoces cómo averiguar el arancel que paga una mercancía, los diferentes tipos de aranceles que hay, y la forma de calcularlos.
- Ya conoces también todo lo que puedes hacer cuando una mercancía llegue a la aduana de destino. No todo es pagar y vender. Aunque enfocado en la UE, debes saber que en el resto de los países hay mecanismos similares. Con un nombre u otro, pero similares.
Ahora vamos a conocer el elemento esencial a la hora de importar o exportar, el tratamiento del IVA, donde encontrar los documentos que te pueden solicitar, o tú tener que solicitar, y donde encontrar su normativa reguladora, además de una herramienta que te indica la documentación necesaria para exportar por país, sectores, bienes de consumo, productos industriales y tecnología, bebidas y agroalimentarios, y la relación de la documentación con un crédito documentario.
| Objetivos de aprendizaje |
| Conocer el contenido obligatorio de la factura comercial internacional y sus implicaciones aduaneras. Obtener, usar y verificar el número EORI, el pasaporte aduanero de tu empresa. Entender las operaciones intracomunitarias, el sistema VIES y las consecuencias de no validar el VAT number. Diferenciar la factura proforma de la factura comercial y saber cuándo usar cada una. Dominar el packing list, el IVA de importación, el diferimiento y los documentos de prueba del transporte. |
| El núcleo del paso — cinco ideas clave |
| Para operar con aduanas necesitas un número EORI. Sin él, la aduana retendrá tu carga. Una importación extracomunitaria liquida el IVA en la aduana. Una venta intracomunitaria está exenta SOLO si el comprador tiene VAT number válido en el VIES. Facturar sin IVA a una empresa europea solo porque es extranjera es un error grave que puede costar sanciones e intereses. La factura proforma es una oferta, no una factura. No sirve para despachar en aduana si existe una venta real. El packing list no es un documento opcional: las dimensiones que indiques determinan como se transporta y estiba tu mercancía. |
| Caso práctico: Importar camisetas de algodón desde Argelia |
| El caso del paso 8 tiene dos fases: Importación desde Argelia (operación extracomunitaria): liquidamos el IVA de importación en el DUA usando nuestro número EORI. Aportamos factura comercial y packing list. El IVA se paga en la aduana o se difiere al modelo 303. Venta posterior a un cliente en Francia (operación intracomunitaria): antes de facturar sin IVA, verificamos su número VAT en el VIES y guardamos el pantallazo de la consulta válida. Además, debemos poder demostrar que la mercancía salió físicamente de España. |
Los documentos en el comercio internacional
En el comercio internacional, contar con los documentos correctos es tan importante como el producto mismo. Son necesarios para el despacho aduanero, para cobrar (especialmente en créditos documentarios), para operaciones triangulares en las que el cliente no debe saber quién es el proveedor, y para pagar impuestos reducidos o nulos.
En una exportación o importación habitual no utilizaras más de tres o cuatro documentos. Pero es fundamental que, si te piden alguno que no conoces, sepas que existe y cómo funciona.
| Herramienta clave — ICEX: Trámites y documentos de exportación por pais y sector |
| Si no tienes claro que documentos, trámites y gestiones necesitas para exportar a un pais concreto, la herramienta oficial del ICEX te permite hacer una búsqueda por pais y por sector: bienes de consumo, productos industriales y tecnología, bebidas y agroalimentarios. 🔗 https://www.icex.es/es/servicios/información-legislación/legislación-trámites 🔗 https://www.icex.es/content/dam/es/icex/documentos/todos-nuestro-servicios/información-mercados/trámites/20240919-trámites-y-documentos-de-exportación-2024.pdf |
La factura comercial: La prueba irrefutable de la transacción
La factura comercial es el registro y la prueba irrefutable de la transacción entre el exportador (vendedor) y el importador (comprador). Siempre es necesaria para el despacho de aduana, tanto en exportación como en importación.
Atención: la factura comercial sirve para el despacho aduanero, pero su posesión NO acredita la propiedad de la mercancía.
Contenido obligatorio de la factura comercial
| Elemento | Detalle y consejos prácticos |
| Número de factura y serie | Cuando corresponda. |
| Precios unitarios y total por línea | Con importe total de la operación. |
| Divisa | Escribe siempre con letras completas: Dólares Americanos, Euros, etc. NUNCA uses símbolos como $ o euros: generan dudas y malentendidos en aduana. |
| Cantidades | Número de unidades de cada producto. |
| Datos completos de exportador e importador | Domicilios e identificaciones fiscales. Para operaciones intracomunitarias, el número de IVA comunitario (VAT number). |
| Descripción detallada del producto | Suficientemente específica para la clasificación aduanera. |
| Número de bultos, peso bruto, neto y dimensiones | Imprescindible para que el importador calcule los gastos de transporte por su cuenta. |
| Embalaje y envío | Información sobre tipo de embalaje y condiciones de envío. |
| Gastos de transporte y seguro | Si corren por cuenta del exportador, desglosados para que el importador calcule el valor en aduana. |
| Incoterm | Los términos de entrega pactados. |
| Fecha de emisión | Obligatoria. |
| Origen y procedencia | Si no indicas el origen, la aduana de exportación podrá negarse a emitir el certificado de origen correspondiente. |
| Referencia del pedido | Para la trazabilidad de la operación. |
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